Du brief au remerciement de vos invités, voici comment structurer l’organisation de votre événement étape par étape.
1- Conceptualisation
– Choix du lieu (repérage), besoin en restauration, éclairage, sonorisation, projection, nombre de places…
– Contenus : Messages pour les invitations, agenda, documentations et supports, fiches d’évaluation.
2- Exécution, print et fabrication
– Envoi des invitations en E-mailing, suivi des inscriptions et relance
– Conception et Impression des supports et documentations, sacs, bloc-notes, visuels de branding, fiches d’évaluation…
– Personnalisation de la gadgetterie (gift)
– Contrôle qualité à chaque étape.
3- Mise en place
– Mise en sac des supports, gifts.. à distribuer lors de votre séminaire
– Mise en place des outils de branding de la salle : Roll up, signalétique, Scène…
– Vérification et test des outils de travail : disposition de la salle, sonorisation, éclairage, projection…
4- Gestion de l’événement
– Accueil et enregistrement de vos invités
– Gestion de la restauration selon l’agenda et le nombre d’invités (pause café, buffets, déjeuners…)
– Encadrement et contrôle (outils, restauration…)
– Recueil des fiches d’évaluation
5- Rapports et Remerciements
– Saisie, dépouillement et analyse des données des fiches d’évaluation
– Conception et envoi des rapports (présences, taux de satisfaction, leads…)
– Débriefing
– Envoi d’e-mailing de remerciements à vos clients présents